前期准备
确定整理范围:明确需要整理的档案类型、时间跨度和来源等,例如是文书档案、科技档案还是人事档案等。
准备工具和材料:如档案盒、文件夹、装订机、装订线、标签、铅笔、橡皮、扫描仪等。
制定整理方案:根据档案的特点和管理要求,制定详细的整理方案,包括分类方法、编号规则、目录格式等。
分类
按年度分类:将档案按其形成的年度分开,不同年度的档案分别整理。这种方法适用于大多数档案,能保持档案在时间上的连续性。
按机构分类:按照档案形成的机构或部门进行分类,便于查找和利用与特定机构相关的档案。
按问题分类:根据档案所反映的主题或问题进行分类,能集中反映某一特定问题的相关档案。
按保管期限分类:将档案按规定的保管期限进行分类,如、长期、短期,以便于档案的鉴定和销毁。
实际操作中,通常采用复式分类法,如年度 - 机构、年度 - 问题等组合方式。
编号
档号编制:给每个档案或档案盒编制的档号,档号应包含分类号、年度、案卷号等信息,例如 “XZ - 2023 - 001”,其中 “XZ” 表示行政档案,“2023” 是年度,“001” 是案卷号。
编号标识:在档案盒或档案上清晰地标注档号,可使用标签或直接打印在档案盒上,确保编号醒目、易于识别。
按文件间的关联分类
系列文件分类:对于具有连续性、关联性的系列文件,如会议文件,可将会议通知、议程、报告、决议等按会议的先后顺序整理成一个系列,体现会议的完整过程和决策形成的脉络。
文件组合分类:将在内容上相互补充、相互印证的文件组合在一起。例如,一份政策文件与其相关的实施细则、解释说明、执行情况报告等组合分类,能更、深入地反映政策的制定和执行情况。